Einleitung
E-Rechnungen (elektronische Rechnungen) sind digitale Dokumente, die strukturierte Daten in einem standardisierten Format enthalten. Sie ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht in vielen Ländern, darunter Deutschland (ab dem 01.01.2025) gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU, sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen bei Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern zu nutzen.
Ziel der E-Rechnungen ist es, den Rechnungsprozess effizienter, transparenter und umweltfreundlicher zu gestalten. Standardisierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und erleichtern die Integration in bestehende IT-Systeme. Diese Umstellung markiert einen wichtigen Schritt in Richtung digitaler Transformation und moderner Geschäftskommunikation.
ZUGFeRD VS XML
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Standardformat für elektronische Rechnungen, das sowohl eine menschenlesbare PDF als auch eine maschinenlesbare XML-Datei kombiniert. Es ermöglicht Unternehmen, Rechnungen effizienter zu erstellen, zu versenden und zu verarbeiten.
XML-E-Rechnungen hingegen bestehen ausschließlich aus einer strukturierten XML-Datei, die maschinenlesbar ist und keine direkte Integration in eine PDF beinhaltet.
Unterschied:
ZUGFeRD kombiniert PDF und XML in einer Datei (hybrid), während XML-E-Rechnungen nur maschinell lesbare Daten enthalten und keine visuelle Darstellung bieten.
Neue Einstellungsoptionen
Option | Beschreibung |
|---|---|
E-Rechnung versenden | Sobald diese Option aktiviert wird, werden die normalen Rechnungen in der Email an die in “Kundengruppen” spezifitierten Kunden durch E-Rechnungen ersetzt. |
Kundengruppen | Um diese Einstellung sinnvoll nutzen zu können, muss Unter Einstellungen → Shop → Anmeldung & Registrierung “Auswahl zwischen Geschäfts- und Kundenkonto anzeigen” aktiviert werden. |
E-Rechnung Format | Auswahlmöglichkeit zwischen den beiden E-Rechnungsformaten. |
Alle mit dem blauen Stern gekennzeichnete Felder müssen unbedingt komplett und richtig ausgefüllt werden, da sonst die erzeugte E-Rechnung nicht valide ist.
Nur die Fax Nummer ist nicht unbedingt notwendig.
Begriffserklärung
B2B: Buisness To Buisness → Verkauf an Geschäftskunden
B2C: Buisness To Customer → Verkauf an Privatkunden